和領導高效溝通,懂這6點就夠了

和領導高效溝通,懂這6點就夠了
value101 2020-02-09 檢舉

和領導進行高效溝通,獲得上司的賞識和認可,我們才有機會在職場上越走越順,不斷躍遷。

然而有些朋友,不管是職場菜鳥還是老員工,卻始終在這方面不得要領,也經常會向木沐訴說這方面的困惑,希望能夠改變自己的溝通方式,跟上司更好地相處,得到他們的信任和好感。

不說大道理,不來虛的,木沐特別在此分享之前寫過的一篇專題文章,希望能夠幫助這些朋友撥雲見日,重拾自信。

 

和領導高效溝通,懂這6點就夠了

 


前言:
你是不是覺得一個成天拍馬屁的人一定會得到領導的青睞?

你是不是覺得一個巧舌如簧的人一定很擅長和老闆溝通?

或者你覺得一個Yes Man的好好先生一定會有大把升遷的機會?

答案是NO。

一個人知道怎麼說話卻不一定清楚該如何和領導說話,如何說話獲得高效溝通。這裡的溝通包括向領導提出問題,確認需求,尋求支持和匯報工作等方面。

所以學會和領導“好好說話”,事關你在職場上是升遷,還是滾蛋;是得意的笑,還是悲催的哭。茲事體大,必須重視。

只有先摸清楚領導的個性和管理風格,才能有針對性地採取不同的溝通策略,達到事半功倍的效果。

作風強悍的領導,通常看不上說話唯唯諾諾,囉里八嗦的下屬;而一個行事溫和的領導也會對經常“一針見血”直接指出同事問題的人避讓三舍。

在認清了領導總體風格後,我們來看看如下6種技巧,如何幫助我們和領導“這只怪獸”高效溝通。

 

01 給選擇題而不是問答題


有些人在跟領導匯報工作的時候,特別容易犯的錯誤就是給領導出一道問答題,也就是直接問領導答案或解決辦法。

這也許是因為自己的經驗或知識的確有限,是真心不知道答案或該怎麼辦,才去問領導。但是這樣做只能給領導留下很不成熟,能力欠佳的印象。

而給領導出選擇題則完全不同,它是你在提出問題的同時,給出幾種建議或方案,以及每種方案的優劣勢,最後闡述自己認為合理的建議和相應的理由,以備領導選擇和決定。

大多數領導都喜歡這樣的匯報,因為他雇了你,就是要讓你做好基礎調研工作(問答題),而他則把精力放在如何有效做決策(選擇題)。

我們設想這樣一個簡單場景,你在市場部負責策劃一項客戶活動,關於確定酒店,你來徵求領導的意見。如下幾組對話方式:

 

對話1:

:“領導,我們定什麼酒店?”

領導:“你問我,我問誰!”領導眼皮抬都不會抬一下。

你心裡一萬匹草泥馬狂奔。

對話2:

你興致沖沖跑到領導辦公室。

 :“老闆,我們定希爾頓,喜來登還是萬豪?”

領導: “都行”。

你一臉懵逼。這不等於什麼都沒說嗎?

正確的打開方式是醬紫的:

:“領導,初步定五星級酒店,同樣面積的場地和使用時間,希爾頓報價3000,喜來登3200,萬豪2900,其中希爾頓包括茶歇,其餘不包括。萬豪房間有點緊張,可能不能容納我們所有客戶入住。評估下來,我推薦希爾頓!”

領導:“聽你的!”,領導終於抬起了頭,露出一絲微笑。

當然實際工作中還會有更多細節需要羅列,做綜合對比,領導很有可能針對某些細節繼續追問,但是只要你能夠將調研工作提前做好,將每個方案的優劣勢羅列出來,並提出自己的建議,領導綜合評估後,最優方案就會脫穎而出。

不信你這樣試幾次,領導一定對你刮目相看。

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02 重點突出,邏輯清晰

領導的時間都很寶貴,沒有時間和耐心聽你長篇大論,所以要提前想好這次談話的目的和核心要點,比如重點1,2,3。還需要注意將重要的事情放在最前面說。

領導對那些說話囉嗦,沒有重點,語焉不詳,東拉西扯的人,心裡其實恨的牙癢癢,表面上卻只能做出無語狀。

你完全可以從他緊縮的眉頭,緊閉的嘴巴察覺到這種情緒,但如果你當時正自嗨似的自顧自演說,當然觀察不到這些。

所以連你自己都沒想清楚的事情就不要急著去找領導,因為到時你只能越說越亂,毫無邏輯,領導最後都會被你說的抓狂了。

 

 

如下的對話是在這方面做的比較好的例子:

 

“領導,今天有三件事向您匯報,事關我們今年新的戰略方向。

第一件事,有30份新代理商協議需要您簽署。這些代理商的詳細資料之前曾郵件給您,如果您沒看,我這裡也有一份精簡的列表供您參考。

第二件事,有個廣州的項目申請特價,需要您批准。這裡有一頁該項目預計採購額和利潤計算結果,供您參考。

第三件事,申請提升Tony,這是申請表和他的業績說明資料,如果有時間,我向您詳細說明原因。”

其實要做好這樣的工作匯報並不容易,因為事項多,彼此之間關聯度又不大,很容易說的非常散亂,沒有層級,所以需要開篇簡明扼要,第一時間開門見山指出匯報要點,快速引起領導注意。

這樣做一方面便於領導提前知情和預判此次談話涉及的內容,其次可以幫助匯報人整理思路,否則很容易失去焦點,一件事沒說清楚,又馬上切入另一個話題。

 

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03 先講結論,再展開具體說明

我們普通人通常喜歡將事情的來龍去脈先說清楚,然後才給出結論。

但是這其實並不適合對領導的匯報。還是那句話,領導一般沒什麼耐心,當你沉浸在自己一步一步描述細節的時候,領導心裡卻只有一句:“你到底想說什麼?”“你的point是什麼?”

我們需要先給出結論,讓領導知道你的態度和想法,然後他才有可能帶著問題去聽下一步關於細節的具體說明和論述。

如果不是這樣,遇到脾氣好的領導,他其實真的是在耐著性子聽你說,而沒耐心的領導會馬上打斷你,質問你的結論是什麼,讓你非常尷尬,這樣的例子我見過太多,什麼難堪的情形都有。

 

比如你想建議領導對某類產品降價,就要開門見山:

“領導,鑑於目前激烈的競爭環境,特申請降價5%。 (結論

理由如下:

競爭對手普遍降幅10%左右(分論點1

而我們產品定位稍高,不適合也降10%,對品牌形像有損害。(分論點2

但是為了進一步吸引客戶,我們可以在降低5%的同時,附贈小禮品。(分論點3

經過核算,這樣一來,我們整體銷量上升10%,利潤率雖然降低,但是利潤總額提高”。 (分論點4

在匯報的同時,如果能展示精煉的PPT和詳實的數據,就更可信了。

 

但如果不是這樣,而是如下對話:

“領導,最近我們日子很不好過啊,競爭對手降價10%了,搶了很多我們的客戶,客戶也抱怨,老給我們打電話,說我們怎麼價格那麼高,前幾天南區老陳的一個項目就快丟了…”

說了半天,始終沒切入正題。

對比一下以上兩種溝通方式,哪個會令領導更加喜歡?哪個溝通更加高效?相信你自己已經有答案。

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04 重要匯報需要提前做演練

也就是一定要事先針對匯報內容做模擬練習,從把控時間,匯報語言,邏輯框架等幾方面準備,做到熟練掌握,爛熟於心。

在排練過程中將自己的“台詞”設計好,既包括幻燈片頁之間的過渡用語,也包括介紹每一頁幻燈片時的語言描述,以做到用語精煉和精準,思路清晰,重點突出。

最好能夠先把這些用語記在紙面上,邊演練邊反復修改,這些都能幫助我們在最後的展示環節完美表現自己。

我曾經寫過專門針對這方面的文章《你做presentation(展示)這麼差,原來是沒做這件事!》。越是在級別高的會上,給級別高的領導匯報,越是要認真準備。

 

其次除了準備匯報內容的本身,還要針對容易被問到的問題進行精心準備如何應對,尤其針對一些數據來源和結論的推導。這樣會顯得你做事非常認真嚴謹。

我有個同事,遇到重要的工作匯報時,都要提前練習,喜歡拉上我幫她把關,給她意見。

她對自己的語速,表情,用語都頗為用心,慢慢地從一開始有點做作,不自然過渡到大方得體,充滿自信的狀態,讓我也從中收益。

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05 講究說話方式,不能當好好先生,馬屁精,也不能過於直接,不走大腦

有人說,領導畢竟是領導,我們什麼都點頭,什麼都聽他的不就完了嗎,可是為什麼當我真的什麼都聽他的時候,他還是不滿意?這個困惑存在於很多人心中。

首先我們要肯定這種對領導尊重的態度是對的。雖然有時你對領導並不服氣,覺得他並沒有能力,但是在你還沒本事取代他,或者跳槽走人的時候,還是要抱著這種心態,他是“光榮,偉大,正確”的領導。

這樣在你和他溝通,匯報工作的時候自己心態才不會過於扭曲,特別難受。所以我們需要適當的拍拍領導,給他點“陽光”。

另外一方面,從領導的角度來看,他在喜歡被認可的同時,也希望能夠聽到你對問題的想法和建議,希望你能幫助他減少麻煩,解決問題。僅憑一張會說的嘴而沒有任何實際辦法和行動,那屁用沒有。

這裡要注意矯枉過正,不能說領導不喜歡好好先生,你就可以毫無顧忌的將自己的真實想法和盤托出。

即便遇到一個相當開明的老闆,願意傾聽你對公司的看法和建議,也盡量避免知無不盡,言無不言。

 

尤其不要輕易表現對具體個人或具體事件的讚揚或反感,這容易造成老闆認為那隻是你個性的情緒化的表達,是私人想法。

所以在這種情況下,學會站在公司角度,從大局出發再談你的想法和改善建議,會讓老闆對你刮目相看,對你的信任和依賴程度會加深。(參看我之前的一篇文章《助理和老闆之間,底線竟在這裡!》)

另外,好的說話方式同樣會幫你達到意想不到的溝通效果。如下這個段子之所以流傳很久就是這方面的典範,你看到區別了嗎?

有個人問牧師:“我可以在祈禱時抽煙嗎?” 牧師斷然說No。

但當另一個人換個說法問牧師:“我可以在抽煙時祈禱嗎?”牧師的回答卻是:“當然,上帝鼓勵人們隨時隨地向他禱告!”

和領導高效溝通,懂這6點就夠了

 

06 多問幾個為什麼

為了避免工作做完最後被老闆罵,或者重新返工,最好在工作開展前,多問老闆幾個為什麼,比如他的期望是什麼?希望什麼樣的產出?

如遇腦子清楚的領導,那你比較走運,在領導給了明確的方向後再動手工作,最後任務的完成質量也會八九不離十。

但如果遇到一個領導,在下達任務時,自己也不是十分清楚,或者還沒時間梳理清楚時,對你來說就比較棘手。

這時先試著將自己抽離出來,站在領導的角度思考,他讓我做這項工作或者完成這項任務的背景是什麼,對公司業務影響有哪些?為什麼要做這件事?

因為任何事情都有因果和內部邏輯,當你能這麼想的時候,不妨整理好分享給領導,向他確認。

如果得到積極確認,就非常好了,如果沒有,這個過程領導也會發現你是個愛思考的人,也許在這個過程中也激發了他的靈感,很多時候,他自己的想法也隨之梳理得更加清晰了。

 

寫在最後:

以上,你可能不能將這些技巧全面掌握或同時運用,但是先從最簡單易行或者從其中某兩點開始實踐,過一段時間你就會感受到自己的變化,以及領導對你的態度的轉變。

我本人的升職非常受益於以上要點,我也會從這些方面去考慮下屬的發展潛力和未來升遷的可能性。

因為不懂得和領導高效溝通,不懂得和同事高效溝通的人,你又怎麼能信任TA,並委以重任呢?

 

 

 

 

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